- 1. Позбавтеся від непотрібних повідомлень До їх числа відноситься не тільки відвертий спам. Це і...
- 3. Розділіть адресатів по групам
- 4. Використовуйте мобільні додатки
- 5. Налаштуйте відправку листів за розкладом
- 6. Керуйте поштою за допомогою правил
- 7. Тримайте всю пошту в одному місці
1. Позбавтеся від непотрібних повідомлень
До їх числа відноситься не тільки відвертий спам. Це і новинні розсилки, і добірки знижок і пропозицій інтернет-магазинів - все, на що ви колись підписалися і чим час від часу користуєтеся. Ідея тут в наступному: щоразу, коли ви відкриваєте пошту, подібні листи відволікають вас і заважають сконцентруватися на роботі.
Щоб не прирікати себе на вічне бій з хаосом, відправляємо цю кореспонденцію в спеціально відведене місце.
Microsoft Outlook 2016 дозволяє налаштувати фільтрацію вхідних таким чином, щоб листи з низьким пріоритетом за умовчанням складалися в папку «Нетермінові». Тут вони будуть чекати свого часу, що не мозоля вам очі.
2. Архівуйте листи, що втратили актуальність
Звичайно, якщо щось не потрібно прямо зараз, це не означає, що воно не стане в нагоді в майбутньому. І все ж у вхідних і вихідних повідомленнях необхідно підтримувати порядок.
Повідомлення, які містять важливу інформацію, яка прямо зараз вам не потрібні, варто відправити в архів. Зручніше за все робити це автоматично, налаштувавши архівацію з певною періодичністю. Ось алгоритм дій: «Файл» → «Параметри» → «Додатково», в розділі «автоархівації» натисніть кнопку «Налаштування автоархівації» і встановіть прапорець «автоархівації кожні N днів», вказавши бажаний часовий інтервал.
Використовуючи пошук (CTRL + E), ви будете без праці орієнтуватися в архіві і при необхідності зможете відновити переписку. В результаті поштовий скриньку не буде переповнений, а вам не доведеться витрачати час, намагаючись розшукати потрібний лист серед не надто потрібних.
3. Розділіть адресатів по групам
Щоб раз по раз не плодити однотипні списки розсилок, створіть тематичні групи, за якими можна розподілити одержувачів ваших листів.
Сім'я, друзі, команди по робочим проектам - Outlook дозволяє додавати в групу людей з адресної книги або вашого списку контактів в Excel.
Чим це зручно? Вам не потрібно постійно перелопачувати всіх адресатів, щоб знайти потрібних. Усередині групи ви можете швидко ділитися документами, щоб потім спільно працювати з ними. Повідомлення упорядковуються по бесід, завдяки чому можна оперативно знаходити важливу інформацію і вирішувати нагальні питання. Щоб створити групу контактів натисніть CTRL + SHIFT + L.
4. Використовуйте мобільні додатки
У випадках, коли необхідно терміново розібратися з якоюсь задачею, критично важливо мати доступ до пошти завжди і всюди - і вдома, і в дорозі.
За допомогою програми Outlook для мобільних пристроїв ви можете переглядати повідомлення, працювати зі списком контактів і файлами зі смартфона або планшета. Всі дані миттєво синхронізуються, тому ризик, що якась важлива інформація пройде повз вас, виключений.
5. Налаштуйте відправку листів за розкладом
Щоб не доводилося вирішувати відразу кілька питань в умовах повного цейтноту, зробіть частина роботи заздалегідь. Microsoft Outlook дозволяє автоматично відправляти повідомлення в зазначений час.
Тримати в голові всю інформацію про те, кому, що і коли ви обіцяли відправити, досить складно. Велика ймовірність, що ви просто забудете це зробити. Вкажіть для письма день і час відправлення, так ви зможете не відволікатися на розсилку сповіщень про збори або нагадувань про наближення дедлайнів.
6. Керуйте поштою за допомогою правил
В Outlook 2016 правила - це дії, які автоматично відбуваються з повідомленнями на підставі зазначених умов. Поділяються правила на дві категорії: повідомлення і організація.
Наприклад, ви можете налаштувати звукові оповіщення про листи від будь-якого людини або відразу відправляти в окрему групу повідомлення з певними словами в темі. Використовуйте запропоновані сервісом шаблони або ж створіть свої правила. Їх можна застосовувати для вхідних або повідомлень, що відправляються в одній або відразу декількох облікових записах.
7. Тримайте всю пошту в одному місці
Робочий ящик, особиста пошта - не варто множити сутності без необхідності. Набагато зручніше, коли одночасно є доступ до всіх листів.
За допомогою Outlook 2016 ви можете зібрати воєдино вхідні повідомлення відразу для декількох облікових записів.
Додайте до цього налаштування груп контактів і фільтрацію листів з низьким пріоритетом - економія часу виглядає досить значною.
Пакет програмного забезпечення Microsoft Office 365, до складу якого входить і Outlook 2016 , - це поєднання звичних інструментів з новими функціями, що роблять роботу ще зручніше. Синхронізація документів, пошти і даних календаря, взаємодія з хмарними інструментами без виходу в Мережу, доступ до текстів та презентацій з браузера - ось лише мала частина нововведень, які допоможуть вам справлятися з повсякденними завданнями швидше і без зайвих зусиль.
