Уже в продаже

Опрос

Пользуетесь ли вы дисконтной картой "Чудо"?

Да
Нет
Впервые слышу о существовании такого дисконта





Документообіг в організації

  1. Принципи ефективного документообігу в організації
  2. Елементи документообігу в організації
  3. Етапи документообігу в організації
  4. Поширені проблеми документообігу в організації

Робота будь-якої сучасної компанії ускладнюється повсякденному необхідність мати справу з величезною кількістю офіційних документів. Документообіг організації вимагає великих тимчасових і матеріальних витрат. Від його правильної організації багато в чому залежить ефективність управлінських процесів. У цій статті розберемо основні елементи та етапи документообігу, а також розглянемо умови його ефективності.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • Які принципи ефективного документообігу в організації?
  • Які елементи документообігу організації можна вважати базовими?
  • Які процеси включають різні етапи документообігу?
  • Які найбільш поширені проблеми документообігу в організації?

Під поняттям "документообіг організації" найчастіше розуміється комплексна система оформлення, використання та руху офіційних документів. При цьому подібна система охоплює весь життєвий цикл службових паперів: від їх отримання або створення до передачі в архів або відправки адресату. Під поняттям документообіг організації найчастіше розуміється комплексна система оформлення, використання та руху офіційних документів

Нормативною базою документообігу служать законодавчі та правові акти РФ, ГОСТи, класифікатори, Державна система документаційного забезпечення управління, а також локальні нормативні документи. Закон не забороняє компаніям розробляти внутрішні регламенти та інструкції, для організації документообігу.

Документообіг організації вважається елементом документаційного забезпечення управління (ДОП). Це своєрідна система комунікації будь-якої установи, метою якої є забезпечення управлінської системи якісної і актуальною інформацією для прийняття і виконання управлінських рішень.

Принципи ефективного документообігу в організації

Ефективність документообігу можна оцінити, в першу чергу, по співвідношенню його якісних, кількісних і часових показників. Якісні параметри - це приналежність системи до автоматизованого, традиційного або змішаного типу; маршрути і стадії руху документів. Кількісні характеристики - це показники обсягу документів, щільності потоків. Тимчасові - швидкість проходження документом повного циклу.

Для того щоб досягти оптимального співвідношення даних показників, документообіг організації повинен бути збудований відповідно до таких принципів:

  • максимальна централізація

Технологія роботи з документами. документообіг

Даний принцип в першу чергу стосується прийому, первинної обробки та відправки кореспонденції. Доцільна централізована обробка документів, що надійшли будь-якими способами доставки.

  • скорочення інстанцій проходження
  • мінімальна кількість зворотних рухів
  • розробка схем руху документів окремих видів;
  • одноразова реєстрація, використання унікальних індексів;
  • попередній розгляд документів і їх функціональний розподіл;
  • коректні резолюції про виконавців і терміни виконання;
  • можливість паралельного узгодження всіма зацікавленими особами;
  • зниження рівня підписання.

Елементи документообігу в організації

Документообіг в організації будується на взаємодії п'яти основних елементів: людей, інформації, процесів, правил і технологій. Всі вони реалізують певні функції, взаємодіючи з іншими. У систему документообігу включені наступні елементи:

Учасники документообігу

Співробітники, замовники, партнери, постачальники, споживачі, перевіряючі.

Ці люди здійснюють рух документів, отримуючи завдання, виконуючи роботу, здійснюючи контроль виконання, забезпечуючи доступ до даних.

інформація

Дані, що містяться в паперових і електронних документах, формах, факси, листуванні, звітах, повідомленнях і т.д.

З цим ключовим елементом пов'язані такі види діяльності як створення, отримання, зберігання, пошук, доставка і знищення службової документації.

процеси

Процеси документообігу мають широку класифікацію. Вони можуть бути обов'язковими і випадковими, структурованими або гнучкими, структурованими, регламентованими і т.д.

Будь-який процес необхідно своєчасно ініціювати, відстежувати і перевіряти. Деякі процеси потребують маршрутизації, протоколюванні і затвердження.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Правила

Даний елемент системи представлений всілякими регламентами, стандартами і політиками. Для більшості процесів документообігу організації існують як внутрішні процедури, так і зовнішні вимоги регулювання.

Будь-які правила не просто повинні бути затверджені і введені в дію. З регламентами пов'язана діяльність по відстеженню їх виконання і своєчасного оновлення.

технології

Цей елемент представлений використовуваними для функціонування системи технологіями. У сучасному бізнесі для реалізації документообігу переважно використовувати електронні засоби, що дозволяють істотно скоротити тимчасові і матеріальні витрати. Бази даних і будь-яке інше програмне забезпечення необхідно інтегрувати в систему, а потім підтримувати і адмініструвати. Крім того, технології потребують постійного захисту, адже від цього залежить інформаційна безпека організації.

Етапи документообігу в організації

В життєвому циклі будь-якого документа з моменту його створення або отримання до здачі в архів або знищення можна виділити кілька основних етапів. Розбиття неетапі характерно і для опису процесів документообігу в організації.

експедиційна обробка

Даний етап включає перевірку правильності доставки документації, комплектності документів, наявності додатків, цілісності упаковки і вкладень. На цьому ж етапі здійснюється реєстрація документів і їх індексація. Після фіксації факту надходження або створення документи сортують для подальшої передачі за призначенням.

попередній розгляд

Встановлений в організації порядок розподілу обов'язків дозволяє оцінити зміст документів, виходячи їх специфіки структури компанії і посадових обов'язків співробітників. Для оптимізації даного етапу доцільно розробити такі довідкові матеріали як перелік документів, що вимагають обов'язкового розгляду керівництвом; схеми розподілу документів, перелік посадових осіб та їх обов'язків. Кожен надійшов документ оцінюють з точки зору виду документа, його важливості, терміновості, авторства, складності. Цей етап документообігу в організації розподіляє інформаційні потоки, звільняє керівництво від другорядних за значимістю питань.

Рух документів всередині організації

Основна вимога до руху документів - це їх оперативне розподіл і передача між підрозділами до безпосередньому виконавцю. Оборот документації повинен здійснюватися з найменшими тимчасовими і трудовими затратами. Схеми руху різних категорій документів розробляє керівник служби діловодства. Залежно від приналежності документа до того чи іншого виду (вхідні, вихідні, внутрішні) здійснюється їх рух.

Обробка виконаних і відправляються документів

На завершальному етапі виконана документація та вихідна кореспонденція повинна пройти сортування, упаковку і оформлення. Даний процес включає перевірку правильності оформлення документа (наявність обов'язкових реквізитів, правильність адресування, наявність всіх сторінок і зазначених додатків). При неправильному оформленні документ повертається виконавцю.

Поширені проблеми документообігу в організації

Сучасний документообіг стикається з низкою типових для будь-якої компанії проблем:

  • Маршрути службових паперів однакових видів в компаніях одного і того ж рівня і сфери діяльні часто дуже схожі. Проте, на даний момент єдина регламентація шляхів проходження таких документів відсутня.
  • Маршрут документа ускладнюється величезною кількістю інстанцій. Це найбільш характерно для шляхів, що проходять через управлінський апарат.
  • У процесі реєстрації, узгодження і редагування документ робить неодноразові поворотні рухи, сповільнюючи процес проходження.
  • В процесі виконання аналогічних операцій документ нерідко передається різним виконавцям. Поворотні операції, як правило, виникають через недоробки в технології обробки документів.
  • Єдині правила передачі і доставки документів, регламентація кур'єрського зв'язку на даний момент фактично відсутня.

З перерахованими вище труднощами в документообігу організації будь-якої сфери діяльності стикаються регулярно. Крім того, проблеми може створити недосконалість системи діловодства компанії і низька виконавська дисципліна.

Документний грамотність управлінського персоналу

Для оптимізації документообігу, слід дотримуватись таких умов:

  • наявність єдиного регламенту оформлення службової документації та роботи з нею;
  • виключення дублюючих діловодних процесів за рахунок чіткого розподілу функцій між співробітниками;
  • сучасне технічне оснащення документаційного забезпечення управління;
  • доцільність і виправданість діловодних операцій;
  • поєднання традиційного та електронного діловодства, документаційного та бездокументарній забезпечення.

Які елементи документообігу організації можна вважати базовими?
Які процеси включають різні етапи документообігу?
Які найбільш поширені проблеми документообігу в організації?

Войти

Найти








Контакты

г. Запорожье
пр. Ленина, 170-В, к. 26
Тел.: (061) 270-62-58/59
© 2009 Журнал для родителей «Чудо»