1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. В яких випадках використовується акт прийому-передачі
3. Як правильно скласти акт прийому-передачі печатки
4. Правила складання акту
5. Які правила оформлення акту прийому-передачі печатки
6. У стандартних ситуаціях акт прийому-передачі друку складається в трьох примірниках:
7. ПРИКЛАД

У разі переходу друку від одного відповідальної особи до іншої даний факт оформляється актом прийому-передачі печатки. У статті розповідається, яке його призначення і як скласти акт прийому-передачі печатки. За посиланням в статті можна скачати зразок акта прийому-передачі печатки.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Яке призначення акту прийому-передачі печатки

Незважаючи на виникнення електронних аналогів, друку і штампи в сучасному діловодстві зберігають широке поширення.

Кілька років тому законодавство спростило процедуру використання відбитків штемпельної продукції, зробивши її необов'язковою для ряду юридичних осіб. До них відносяться всі комерційні організації будь-якого виду діяльності і форми організації бізнесу: великого, середнього або малого.

Порядок використання штемпельної продукції в рамках облікової політики окремого виробництва є виключно добровільним і повинен бути закріплений локальними-нормативними актами .

Приватні підприємці (ПБЮЛ, IP і т.д.) і раніше не були зобов'язані використовувати штапельного продукцію в своєму діловодстві, тому дані законодавчі послаблення їх не торкнулися. У 2018 року факт наявності власної печатки у приватного підприємця визначається його особистим бажанням і уявленням про власний статус.

Будь-яка штемпельно продукція організації відноситься до категорії особливо охоронюваних об'єктів. Зберігання та належне збереження друку забезпечує виключно одну особу. У невеликих організаціях такою особою є директор компанії. На великих виробництвах особа, відповідальна за збереження друку, повинна бути призначена відповідним спеціальним розпорядженням керівництва. Зберігаються друку в спеціальному сейфі. Доступ до сейфа має обмежене коло осіб.

Будь-яка документація фірми, незалежно від важливості ділових паперів і їх призначення, повинна бути завізована за допомогою відбитка відповідного штемпельного вироби.

Ділова папір не матиме юридичної сили, якщо на ній відсутній відтиск штемпеля з реквізитами фірми та іншою інформацією. З цієї причини доступ до штемпельної продукції строго обмежений.

Використання штемпельної продукції компанії в цілях, які не відповідають чинному законодавству, має бути повністю виключено. Необхідно забезпечити її зберігання і виключити доступ до неї сторонніх осіб.

На жаль, досить поширеною практикою є передача друку однією особою іншій без оформлення належної документації. Слід мати на увазі, що особи, відповідальної за зберігання друку , Важче буде довести свою невинність у разі виникнення позаштатної ситуації або в разі використання печатки в корисливих цілях при здійсненні шахрайських операцій.

Читайте також:

В яких випадках використовується акт прийому-передачі

Серед причин, в силу яких може відбутися передача друку від однієї посадової особи іншій, можна виділити три основні:

Відповідальна особа відсутня на підприємстві через знаходження на лікарняному листі, у відпустці або тривалому відрядженні.

Призначено нове відповідальна особа. Це може зробити керівник організації. Призначення нового відповідального може бути викликано звільненням попереднього або втратою до нього довіри.

Відповідальний іншій компанії за взаємною згодою використовує штемпельну продукцію вашої фірми з метою запевнення документації від її особи.

Як правильно скласти акт прийому-передачі печатки

Акт прийому-передачі печатки складається від імені двох сторін: особи, яке зберігало друк і особи, якій вона передається. І те, і інше обличчя повинні запевнити ділову папір своїми підписами.

Правила складання акту

Форма акту-прийому передачі друку співробітнику в 2018 році залишається вільною, оскільки законом не встановлено єдиного стандартного зразка цього документа. Як правило, компанії розробляють цей документ самостійно з урахуванням корпоративних правил ведення документообігу, закріплених локальної нормативною документацією. Можна також використовувати шаблон, який кожна фірма розробляє для внутрішнього документообігу. У всіх випадках такий документ повинен містити ряд основних елементів:

• назва підприємства, яке володіє цією штемпельною продукцією;
• посада, прізвище та ініціали співробітника, який відповідає за зберігання штемпельної продукції;
• посада, прізвище та ініціали співробітника, який приймає штемпельну продукцію;
• причина передачі штемпельної продукції;
• дата переходу;
• зразок відбитка штемпельної продукції;
• підписи обох осіб.

Після того, як дана ділова папір підписана обома учасниками процесу, вся відповідальність за збереження штемпельної продукції переходить до приймаючого особі.

Які правила оформлення акту прийому-передачі печатки

Оформлення ділової документації по прийому і передачі штемпельної продукції відбувається або на звичайному аркуші формату А4, або на спеціально розробленому бланку підприємства. Ви можете скласти його від руки або роздрукувати на принтері.

Довідка

У стандартних ситуаціях акт прийому-передачі друку складається в трьох примірниках:

1. Перший примірник знаходиться у особи, яке зберігало штемпельну продукцію раніше.

2. Другий примірник знаходиться у особи, яка зберігає штемпельну продукцію в даний час.

3. Третій примірник надходить на зберігання в канцелярію фірми.

Після завершення всіх формальних процедур, акт прийому-передачі печатки повинен бути зареєстрований в журналі , Призначеному для ведення обліку внутрішньої документації фірми, і переданий в архів компанії. Термін зберігання в архіві визначається чинним нормативом для паперів даного типу (як правило, від трьох років).

Як уже було відзначено вище, єдиної стандартної форми акта прийому-передачі печатки не існує. Зразок акта наведено нижче.

Зразок. Акт прийому-передачі печатки

Бувають ситуації, коли необхідно передати штемпельну продукцію між співробітниками в процесі здійснення поточних трудових операцій. Таку передачу можна не оформляти спеціальним актом. Але відмітка про факт передачі обов'язково повинна бути зроблена в спеціальному журналі обліку печаток і штампів .

У деяких випадках, акт прийому-передачі печатки може бути складений тільки в двох примірниках, кожен з яких отримають представники сторін - учасники передачі.

У такому випадку досить зробити відмітку в Журналі обліку печаток і штампів керуючої компанії. У журналі приймаючої сторони повинна бути зроблена аналогічна запис.

ПРИКЛАД

Співробітник адміністративно-господарської частини отримав в своє розпорядження нову печатку, яку спеціально виготовили. Згодом виникла необхідність передати печатку головному бухгалтеру тієї ж компанії. Як оформити цю процедуру?

1. Необхідно поставити штемпельну продукцію на облік і зробити про це відповідний запис в журналі обліку.

2. Головний бухгалтер, якому передається штемпель, повинен розписатися в спеціальній графі і поставити дату отримання.

Підпис є фактом підтвердження отримання печатки. Відповідальність за використання і зберігання друку з цього моменту лежить на головного бухгалтера.

Читайте також: